La presentación de las cuentas anuales en el Registro Mercantil es una obligación fundamental para todas las sociedades de capital en España (S.L., S.A., comanditarias por acciones y cooperativas en algunos supuestos).
Su objetivo es garantizar la transparencia y la publicidad de la situación financiera de las sociedades.
Quién está obligado
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Sociedades de capital: S.L., S.A. y S. Com. por acciones.
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Sucursales de sociedades extranjeras en España.
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Otras entidades en casos especiales (fundaciones, cooperativas, etc.).
Documentos que forman las cuentas anuales
En general, se deben depositar los siguientes documentos:
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Balance.
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Cuenta de pérdidas y ganancias.
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Estado de cambios en el patrimonio neto (obligatorio para empresas que no puedan formular modelo abreviado).
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Estado de flujos de efectivo (solo grandes empresas y sociedades cotizadas).
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Memoria.
Además:
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Informe de gestión, si es exigible (sociedades que no pueden formular cuentas abreviadas).
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Informe de auditoría, si la sociedad está obligada a auditarse o se hubiera solicitado por minoría.
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Certificación de aprobación de las cuentas expedida por el órgano de administración.
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Instancia de presentación (se genera con los programas oficiales del Registro).
Procedimiento y plazos
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Formulación de cuentas
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El órgano de administración formula las cuentas en un máximo de 3 meses desde el cierre del ejercicio (normalmente, antes del 31 de marzo si el ejercicio coincide con el año natural).
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Aprobación por la junta general
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La junta debe aprobarlas en un máximo de 6 meses desde el cierre (hasta el 30 de junio).
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Depósito en el Registro Mercantil
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Plazo: 1 mes desde su aprobación (hasta el 30 de julio en ejercicios cerrados a 31 de diciembre).
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Presentación telemática, en soporte físico o en papel oficial.
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Efectos del depósito
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Publicidad: cualquier persona puede consultar las cuentas depositadas.
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Cumplimiento legal: evita sanciones y el cierre registral.
Consecuencias del incumplimiento
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Cierre registral: el Registro no inscribirá documentos de la sociedad mientras esté incumplidora, salvo ciertos actos (cese/nombramiento de administradores, disolución, etc.).
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Sanciones económicas: desde 2021, la AEAT puede imponer multas entre 1.200 € y 60.000 € por no depositar las cuentas; si la sociedad tiene facturación >6 millones €, la sanción mínima puede subir a 25.000 €.
Presentación telemática
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Se realiza a través de la sede electrónica del Colegio de Registradores.
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Requiere firma electrónica del presentante.
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Se genera un fichero ZIP con los modelos oficiales (programa D2).
Ejemplo
Una S.L. que cierra a 31 de diciembre de 2024:
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Formulación de cuentas: hasta 31 de marzo de 2025.
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Aprobación en junta: hasta 30 de junio de 2025.
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Depósito en Registro: hasta 30 de julio de 2025.
Solicitud
Para solicitar la inscripción en el Registro Mercantil rellene el siguiente formulario: