Presentación de libros contables en el Registro Mercantil

La presentación y legalización de libros contables en el Registro Mercantil es una obligación para todas las sociedades mercantiles en España.

Está regulada principalmente por el Código de Comercio y el Reglamento del Registro Mercantil (RRM).

Qué libros deben legalizarse

Con carácter general, las sociedades deben presentar anualmente para su legalización:

• Libros contables obligatorios:

  • Libro Diario.

  • Libro de Inventarios y Cuentas Anuales.

• Libros societarios:

  • Libro de Actas (de la Junta General y demás órganos colegiados).

  • Libro Registro de Socios (en S.L.).

  • Libro Registro de Acciones Nominativas (en S.A. con acciones nominativas).

  • Libro Registro de Contratos con el socio único (en sociedades unipersonales).

Forma de presentación

• Desde 2015, la presentación es exclusivamente telemática en formato electrónico a través de la sede del Colegio de Registradores.

• Se utiliza el programa Legalia para generar y enviar los ficheros.

• El Registro los sella electrónicamente y los devuelve al presentante como acreditación.

Plazo

• Los libros deben legalizarse en el Registro Mercantil del domicilio social dentro de los 4 meses siguientes al cierre del ejercicio (art. 27 CCom).

• Ejemplo: si el ejercicio social termina el 31 de diciembre de 2024, el plazo límite será el 30 de abril de 2025.

Procedimiento

1. Cierre del ejercicio y confección de los libros.

2. Conversión de los libros a formato electrónico (normalmente PDF).

3. Generación del fichero a través de Legalia.

4. Firma electrónica del presentante.

5. Envío telemático al Registro Mercantil.

6. Recepción del justificante de legalización.

Consecuencias de no legalizar

• El incumplimiento no tiene sanciones económicas directas como en el caso de las cuentas anuales, pero sí riesgos legales:

  • Dificultades probatorias en procedimientos judiciales.

  • Posibles responsabilidades de los administradores por incumplimiento de obligaciones contables.

  • Problemas en auditorías o inspecciones tributarias.

Diferencia con el depósito de cuentas

• Libros contables: se legalizan en los 4 meses siguientes al cierre.

• Cuentas anuales: se depositan en el mes siguiente a su aprobación por la junta (máximo 7 meses después del cierre).

Ejemplo

Una S.L. que cierra a 31 de diciembre de 2024:

• Plazo para legalizar libros: hasta el 30 de abril de 2025.

• Plazo para depositar cuentas anuales: hasta el 30 de julio de 2025.