La factura electrónica es una factura que se emite y recibe en formato digital, con los mismos efectos legales que una factura en papel, pero cumpliendo una serie de requisitos técnicos y normativos específicos.
Este tipo de factura está regulada por la legislación española y europea y busca mejorar la eficiencia, reducir el uso de papel y optimizar la gestión fiscal y contable de las empresas y administraciones públicas.
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Características principales de la factura electrónica en España:
- Formato digital: Las facturas electrónicas se emiten y reciben en un formato electrónico estructurado, como XML o FacturaE, que es el estándar utilizado por la administración pública española. También pueden utilizarse otros formatos como PDF, pero siempre con los requisitos de autenticidad y seguridad.
- Firma electrónica: Una de las claves para asegurar la validez legal de la factura electrónica es que debe contar con una firma electrónica avanzada o cualificada, que garantice su autenticidad e integridad. Esto significa que la factura no ha sido modificada y que procede del emisor legítimo.
- Conservación electrónica: Las facturas electrónicas deben conservarse en formato digital durante el plazo legal de conservación de documentos, que en España es de 4 años. Las empresas y autónomos deben asegurarse de que los documentos se almacenan de manera segura y accesible durante este periodo.
- Obligatoriedad:
- Con las administraciones públicas: Desde 2015, todas las empresas que facturen a las Administraciones Públicas en España están obligadas a emitir facturas electrónicas a través de la plataforma FACe (Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas).
- Empresas privadas: Aunque la obligatoriedad entre empresas privadas ha sido menos estricta, la Ley Crea y Crece (Ley 18/2022) establece que a partir de 2025, todas las empresas y autónomos deberán emitir y recibir facturas electrónicas cuando se trate de operaciones comerciales entre ellos, lo que impulsará aún más su uso generalizado.
- Requisitos fiscales: La factura electrónica debe cumplir con los requisitos fiscales habituales de las facturas en papel, como contener los datos de identificación del emisor y receptor, la descripción de los bienes o servicios prestados, el importe total, el tipo de IVA, etc.
Ventajas de la factura electrónica:
- Ahorro de costes: Se reducen los gastos asociados a la impresión, envío y almacenamiento de facturas en papel.
- Mayor eficiencia: Facilita la automatización de procesos contables y administrativos, lo que permite un manejo más ágil de las facturas.
- Seguridad y control: La firma electrónica garantiza la autenticidad e integridad de la factura, lo que reduce el riesgo de fraudes.
- Impacto ambiental: La eliminación del papel contribuye a la sostenibilidad y la reducción del impacto ambiental.
En resumen, la factura electrónica en España es un documento legal que cumple con los mismos requisitos que una factura tradicional en papel, pero con importantes beneficios en cuanto a eficiencia, coste y seguridad.